تعلن الحركة السياسية النسوية السورية عن حاجتها لتوظيف (منسقة لوجستية) وفق التوصيف الوظيفي التالي:

مسمى الوظيفة:

منسقة لوجستية – في الحركة السياسية النسوية السورية (SWPM) بالشراكة مع رابطة النساء الدولية للسلام والحرية (WILPF)

آخر مهلة لتقديم الطلبات:

15 نيسان 2024 

حول هذه الوظيفة:

تبحث الحركة السياسية النسوية السورية عن شخصية ملتزمة ونشطة ومنظمة وفعالة ولديها شغف في خدمة العملاء، وقدرة عالية على التواصل مع الأخريات/ين لشغل وظيفة منسقة لوجستية، فعلى من ستشغل هذه الوظيفة أن تضمن معايير عالية من الجودة والمهنية في خدمة المستفيدات/ين وتقديم الدعم اللوجستي والتنظيمي بشكل يومي لمختلف الفرق واللجان داخل الحركة.

في هذا الدور؛ سوف تتواصل مع عضوات/أعضاء الحركة بحسب الحاجة وبهدف تقديم الدعم التنظيمي واللوجستي لفعاليات الحركة الداخلية والخارجية وأنشطتها الفيزيائية والافتراضية والتحضير للمؤتمر العام للحركة، وستكون كذلك مسؤولة عن ضمان تيسير قنوات التواصل بحيث تكون عملية المخاطبة وجمع المعلومات اللوجستية للعضوات داخل الحركة واضحة ومحدّثة ودقيقة والحفاظ على السجلات وتحضير الوثائق المالية اللازمة لعمليات الشراء والتعاقدات وحفظ الفواتير وتجهيزها.

المهام اللوجستية:

• تنظيم جميع التحضيرات اللوجستية لأنشطة الحركة السياسية النسوية السورية، وفقًا للسياسات المالية المرعية.
• ضمان معايير عالية لتنفيذ المؤتمرات والاجتماعات الفيزيائية من الناحية اللوجستية، بما في ذلك حجز الأماكن، والرحلات الجوية، والنقل المحلي (عند الضرورة)، والفنادق، وتطبيقات التأشيرات والرسائل الداعمة، وقوائم الضيفات والضيوف، والمتحدثات والمتحدثين، والمعدات، والاحتياجات والخدمات الإضافية ذات الصلة وفقاً للسياسة المالية والشرائية، بالتنسيق الوثيق مع مديرة العمليات الإدارية.
• العمل مع فريق الرابطة والفريق الإداري وعضوات وأعضاء الحركة السياسية النسوية السورية لجمع التقارير المالية والوثائق والفواتير المتعلقة بالفعاليات في الوقت المناسب.
• كتابة ونشر التعليمات والدعوات والمذكرات اللوجستية للمشاركات والمشاركين في المؤتمرات والاجتماعات الفيزيائية في الوقت المناسب قبل الاجتماعات وعند الوصول.
• توفير معايير عالية من الضيافة ومنهجية خدمة العملاء أثناء الاجتماعات.
• المساعدة في تنظيم لوجستيات فعالية المؤتمر العام السنوي للحركة السياسة النسوية السورية، والذي يجمع ما يقارب على مائة عضوة/عضو، من حجوزات أجهزة وفنادق ومواصلات دولية ومحلية.
• الناشطية والاستجابة السريعة لتطورات الأحداث السياسية ودعم الفريق الإداري واللجان في تنسيق فعاليات استجابة الحركة سواءً الافتراضية منها أو في البلدان المعنية، وغيرها من المهام المستعجلة حسب الضرورة.

المهام المالية:

• إعداد جميع المستندات المالية المطلوبة والامتثال لمعايير السياسة المالية المرعية مثل PRFs وطلبات المصاريف وأوراق البدلات اليومية، وما إلى ذلك، والحصول على موافقة مديرة العمليات الإدارية في الحركة قبل تقديمها إلى الرابطة.
• إعداد والحفاظ على قائمة محدثّة لموارد وأصول الحركة السياسية النسوية السورية (SWPM)، بما في ذلك جرد المعدات.
• ضمان الدقة والالتزام بالتعليمات والمبادئ المالية لرابطة النساء الدولية للسلام والحرية (WILPF) والحركة بما في ذلك وضع معايير عالية، وعملية الشراء الشفافة والموثقة.
• التواصل والعمل بشكل وثيق مع الفريق الإداري للحركة في جميع المسائل المتعلقة بتنسيق الفواتير والتفاصيل اللوجستية والنفقات ومتابعة تقديم الدعم اللوجستي  لخطط عمل الأقسام الأخرى في الفريق بحسب الحاجة.
• الحصول على موافقة مديرة العمليات الإدارية في الحركة السياسية النسوية السورية ورابطة النساء الدولية للسلام والحرية (WILPF) من خلال نماذج طلب الشراء قبل الشراء.
• المساعدة في اجراء عمليات مناقصة وتوريد عادلة وشفافة كما هو مشار إليه في الدليل المالي لرابطة النساء الدولية للسلام والحرية  (WILPF) لتوظيف الاستشاريات والاستشاريين ومقدمي الخدمات.
• تقديم جميع المستندات المالية وطلبات الدفع وفقًا لمعايير ومتطلبات رابطة النساء الدولية للسلام والحرية (WILPF) المالية.
• التواصل مع فريق رابطة النساء الدولية للسلام والحرية (WILPF) لتتبع المدفوعات.
• جمع وتحليل واستخدام البيانات والمعلومات حسب الحاجة لضمان أرشفة وتوثيق وثائق الحركة السياسية النسوية السورية في مكانها وحسب معاييرها المرعية.
• تقديم تقارير دورية شهرية وفصلية عن فعاليات الحركة الداخلية والخارجية التي تنظمها بالتعاون مع الفريق الإداري.
• الالتزام بحضور الاجتماع الأسبوعي للفريق الإداري والمساهمة الفعالة فيه. 

متطلبات ومؤهلات المنسقة المالية واللوجستية:

• أن تكون حاصلة على درجة البكالوريوس (أو ما يعادلها) في مجالات الإدارة اللوجستية التواصل أو خدمة العملاء أو السكرتارية أو مبادئ الإدارة أو مجالات ذات صلة.
• أن يكون لديها خبرة سابقة على الأقل لمدة ٣ سنوات في نفس نوع الوظيفة أو ما يشابهها وتحتسب سنوات الخبرة الإضافية كنقطة.
• أن تمتلك خبرة وكفاءة في تطبيقات مايكروسوفت أوفيس ووثائق غوغل وتنظيم الاستبيانات وبرنامج زووم.
• أن تمتلك دوافع ذاتية مع الاستعداد للأخذ بزمام المبادرة وحل المشكلات المعقدة.
• أن تكون مهنية ومنظمة وإيجابية ومتحمسة ويمكن الوثوق بها وتحبّ عمل الفريق.
• أن يرتكز سلوكها وعملها على خدمة العملاء بصبر وبمعايير جودة عالية.
• أن يكون لديها معرفة متعمقة بالشأن السوري والعمل المؤسساتي والقدرة على التواصل بكفاءة باللغتين العربية والإنجليزية.
• أن تكون على استعداد للالتزام  برسالة الحركة وقيمها واولويتها  ونظامها الداخلي ومدونة السلوك 

متطلبات السفر:

تتطلب هذه الوظيفة كشرط أساسي من صاحبتها إمكانية السفر الى أوروبا، وجوار سوريا كما تتطلب أن تكون الموظفة حاملة لوثيقة (جواز) سفر ساري المفعول لمدة تتجاوز الست أشهر. وحين تتطلب الوظيفة السفر دولياً لن تكون المنسقة المالية واللوجستية مسؤولة عن أي مصاريف متعلقة بالعمل بما في ذلك تكاليف السفر والإقامة والطعام والنقل للفعاليات.

سيتم اعتبار الخبرة السابقة في أعمال الدبلوماسية الدولية وأشكال العمل السياسي بما ذلك الصحافة و الاجتماعات والمراسلات والفعاليات كميزّة إضافية.

نوع ومدة العقد وجدول العمل:

 عقد استشاري بدوام كامل (٤٠ ساعة أسبوعيا) – لمدة تسعة عشرة شهراً – ابتداءً من شهر أيار 2024.

الراتب:

يتم تحديد سلّم الرواتب في الحركة السياسية النسوية السورية بحسب مكان الإقامة، ويتناسب بعدالة مع الخبرة والمعدّل الوسطي للوظائف المشابهة في البلد المعني.

المشرفة على العقد:

ستقدم المنسقة اللوجستية تقاريرها مباشرة إلى مديرة العمليات الإدارية في الحركة السياسية النسوية السورية. كما ستعمل بشكل وثيق ويومي مع باقي الفريق الإداري، وفي حين الحاجة بتواصل مباشر مع الهيئة العامة للحركة المنتشرة في ١٩ بلداً حول العالم.

خطة عمل المنسقة اللوجستية:

يتم الاتفاق على خطة عمل سنوية مع مديرة العمليات الإدارية وبالتنسيق مع المديرة التنفيذية للشراكة بين الرابطة والحركة، تتناسب مع استراتيجية الحركة وخطة عمل الفريق ويتم مراجعة خطة العمل والأولويات بشكل أسبوعي.

مكان عمل المنسقة اللوجستية:

افتراضي، حيث يمكن للمنسقة اللوجستية اختيار مكان عملها، وتتلقى المعدات التي ستحتاجها من الحركة السياسية النسوية السورية على شرط إثبات إمكانية السفر كما ذكر سابقاً.

كيفية التقديم:

على من تجد في نفسها المؤهلات المطلوبة، الرجاء إرسال السيرة الذاتية خلال مدة أقصاها 15 نيسان 2024 إلى البريد الإلكتروني: info@syrianwomenpm.org

يرجى كتابة المسمى الوظيفي في عنوان الايميل “منسقة لوجستية”، وسوف يتم التواصل فقط مع من تم اختيارهنَّ للمقابلة قبل نهاية شهر نيسان 2024